Dokitscriptヒアリング、デモ、価格交渉。どの商談にも重要な情報が詰まっています。見込み客が口にした具体的な異論、ふと漏らした予算感、お互いに合意した次のアクション。けれども、その情報は誰も見返さない録音の中に眠ったままです。通話中にメモを取れば集中力が分散し、それでも取りこぼしは出ます。文字起こしはこれを解決します。この記事では、録音済みの営業電話を、CRMにそのまま貼り付けられて、異論を掘り起こせて、チームのコーチングにも使える、整ったタイムスタンプ付きのテキストに変える最短の手順を紹介します。
営業担当が商談を文字起こしする理由
その場で取るメモは、いつも断片的です。見出しだけ書き留めて、ニュアンスを取りこぼす。見込み客が使った正確な言い回し、競合の名前がちらりと出た言いさしの一文。全文の文字起こしがあれば、会話まるごとが一語一句で手元に戻ってくるので、案件から情報がこぼれません。
営業担当にとって、文字起こしは1本の商談を一度に複数の使えるものに変えます。商談後に記憶を頼りに打ち込む代わりに、整ったまとめを数秒でCRMに貼り付けられます。出てきた異論と、それにどう対応したかをすべて見直せます。双方が合意した次のアクションや約束を抜き出しておけば、フォローのメールを送る前に取りこぼすことがありません。マネージャーは生の商談に同席する代わりに文字起こしを読み、本当に重要だった場面に絞ってコーチングできます。
時間の話：丁寧に手作業で文字起こしすると、音声1分あたり4~5分かかります。40分の営業電話なら、手作業でほぼ3時間。同じ作業をDokitscriptは数分で、しかもタイムスタンプ付きで終わらせます。価格が話に出た瞬間へ一気に飛べます。
録音の前に、まず同意を取る
何よりも先に。会話の録音は法的にデリケートな行為です。ルールは地域によって大きく異なり、文字起こしを考える前の段階で関わってきます。
録音の前に同意を得てください。一方の同意だけで足りる地域もあれば、通話に参加する全員の同意が必要な地域もあります。これは確定的な法的助言ではありません。安全で、相手にも誠実な基本姿勢はシンプルです。商談の冒頭で録音する旨を全員に伝え、続ける前に同意を得る。多くのビデオ会議ツールは録音中の表示や音声の通知を出すので、参加者全員に分かりやすく示せます。
法的な面を別にしても、最初に正直に伝えることは信頼につながります。見込み客が「会話に集中して、後で正確にフォローしたいので録音させていただいてもよろしいですか」という一言を断ることはまずありません。これは監視ではなく、プロらしさの表れです。はっきり了承をもらえたら、録音と文字起こしに進んで大丈夫です。
録音ファイルを手に入れる
営業電話には公開URLがありません。ですからリンクを貼り付けることはなく、いつもツールが録音したファイルから作業します。商談の形によって、ファイルは次の2か所のどちらかから来ます。
- ビデオ会議ツール(Zoom、Microsoft Teams、Google Meet)は、商談をMP4の動画として保存します。多くは別の音声トラックも一緒に残ります。商談が終わったら、会議の録画一覧からダウンロードします。
- 電話のダイヤラーや通話レコーダー(営業用ダイヤラー、ソフトフォン、専用の通話録音アプリ)は、MP3・M4A・WAVの音声ファイルを保存します。通話履歴から書き出します。
録音が大きなMP4で、必要なのが言葉だけなら、アップロードの前に音声だけをMP3で書き出すほうが速いです。音声ファイルははるかに軽く、ほんの少しの時間でアップロードできます。手順はポッドキャストの文字起こしガイドのアップロードの流れがそのまま参考になります。
商談を文字起こしする手順
同意を確認してから録音する
商談の冒頭で、録音する旨を全参加者に伝えて同意を得ます。あとはいつものとおりビデオ会議ツールやダイヤラーで録音します。商談が終わると録音は自動で保存されます。
ファイルをダウンロードして整える
録音を取得します。Zoom・Teams・MeetからのMP4、またはダイヤラーからのMP3・M4A・WAVです。動画ファイルが重い場合は、先に音声をMP3で書き出すとアップロードが速くなります。
Dokitscriptにアップロードする
dokitscript.com/jaを開き、URL欄ではなくアップロードボタンを使います。商談ファイルを選びます。3分を超える商談を文字起こしするにはログインが必要です。無料は3分まで、Starterは8分、Proは25分、Businessは90分です。
文字起こしして、重要な部分を抽出する
文字起こしを実行します。タイムスタンプ付きテキストが表示されたら、要約で全体のまとめを、要点抽出で異論と次のアクションを取り出します。Businessプランでは話者分離が営業担当と見込み客を分けます。Ctrl+Fで任意の場面に飛び、TXTまたはDOCXでそのままCRMに書き出します。
文字起こしを営業の成果に変える
文字起こしそのものも役立ちますが、営業の流れで効いてくるのはAI機能です。営業担当やマネージャーが実際にどう使っているかを紹介します。
CRMの活動メモ
要約を実行して商談の引き締まったまとめを作り、案件の活動ログに貼り付けます。1時間後に記憶から商談を組み立て直す必要はもうありません。
異論と次のアクション
要点抽出は箇条書きを返し、見込み客の異論と双方が合意したアクションを浮かび上がらせます。フォローのメールがすべての約束を押さえます。
コーチングと振り返り
マネージャーは生の同席の代わりに文字起こしを読み、うまくいった場面や止まった場面に印を付け、実際の言い回しに即して営業担当をコーチングします。
商談を時系列で比較
すべての文字起こしが履歴に保存されるので、過去の商談を横断検索して見込み客の姿勢の変化を追ったり、案件をまたいで繰り返し出る異論を見つけたりできます。
文字起こしは検索できるただのテキストなので、価格の話が出た瞬間や競合の名前が出た箇所を、録音のタイムラインから探し回ることはありません。Ctrl+Fが一瞬でそこへ連れて行ってくれます。これが、見込み客の言葉を正確に引用するフォローと、推測で書くフォローの差になります。
営業担当と見込み客を分ける
営業電話では、誰が言ったかが大きな意味を持ちます。見込み客からの異論は購買のサインですが、同じ言葉でも営業担当が言えばただの提案です。Businessプランは話者分離を追加し、各話者に自動でラベルを付けます。
[00:11] 話者2: 正直なところ、今のツールが遅くて、チームが不満を抱えているんです。
[00:19] 話者2: ただ、予算の点が気がかりではあります。
「話者1」を営業担当、「話者2」を見込み客に一度付け替えれば、ラベルが文字起こし全体に反映されます。見込み客の発言だけを追って、異論・質問・約束を拾うのがとても簡単になります。フォローの準備や案件チームへの共有のときに、まさに欲しい形です。
30~45分の商談に合うプラン
営業電話は長くなりがちです。ヒアリングやデモの商談はおおむね20~45分に収まり、価格交渉はさらに延びることもあります。Dokitscriptはプランごとに1本の長さに上限があるので、よくある商談の長さにプランを合わせましょう。
25分まで
Proプラン(月9.99 USD)は1本25分までの商談に対応し、月の文字起こし回数は無制限です。1日に何件もの商談を処理するときに効いてきます。アップロードして、文字起こしして、完了です。
25~90分
Businessプラン(月49.99 USD)は1本90分までを扱い、営業担当と見込み客を分ける話者分離が使えるようになります。長めのヒアリング、複数の関係者が入るデモ、価格交渉にはこちらが向いています。月の文字起こし回数も無制限のままです。
90分を超える場合
長丁場の商談やワークショップ丸ごとなら、お好みの編集ソフトで録音をいくつかに区切り、各パートを文字起こしして、テキストをつなぎ合わせます。それでも、全部を手作業で文字起こしするよりずっと速く済みます。
社内チームの会議にも使いたいですか。同じ流れが会議にもそのまま当てはまります。会議の文字起こしのページと、議事録ジェネレーターがその側面を詳しくカバーしています。
よくある質問
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