Bir konferans görüşmesini yazıya çevirme

Asıl kararlar konferans görüşmesinde alınır: onaylanan bütçe, herkesin üzerinde anlaştığı teslim tarihi, kimsenin not almadığı müşteri itirazı. Sonra görüşme biter ve çoğu şey buharlaşır. İnsanlar yarı yarıya hatırlar, görevler unutulur ve bir hafta sonra iki ekip neyin gerçekten söylendiği konusunda anlaşmazlığa düşer. Transkript bunu çözer. Bu rehber, kayıtlı herhangi bir konferans görüşmesini konuşmacı etiketleri, yazılı bir özet ve net bir karar ve görev listesiyle temiz, aranabilir bir metin belgesine dönüştürmenin en hızlı yolunu gösteriyor.

Konferans görüşmeleri neden transkript ister?

Konferans görüşmesi, çoğu ekibin sahip olduğu en yoğun toplantı biçimidir. Satış değerlendirmeleri, müşteri görüşmeleri, tedarikçi pazarlıkları, ofisler arası senkron toplantılar, yönetim kurulu güncellemeleri. Bilgi yüksek değerli ve riskler gerçek, ama çıktı genellikle birkaç aceleyle alınmış not ve solan bir hafızadır. Yazılı bir transkript, tek seferlik bir konuşmayı arayabileceğiniz, alıntılayabileceğiniz ve üzerinde işlem yapabileceğiniz kalıcı bir kayda dönüştürür.

Tam metin önünüzdeyken kimin neye söz verdiğini tam olarak doğrulayabilir, bir bölümü takip e-postasına yapıştırabilir, geç katılan uluslararası bir meslektaşınız için özeti çevirebilir ya da yeni bir ekip üyesine belirsiz bir özet yerine görüşmenin tamamını verebilirsiniz. Artık hiçbir şey hatırlamaya bağlı değildir.

Görüşme kaydını hazırlamak

Konferans görüşmesi herkese açık bir video değildir, yani yapıştıracak bir bağlantı yoktur. Bunun yerine kayıttan çalışırsınız. Kayıt iki biçimden birinde gelir:

1. Yalnızca ses (telefon hattı veya konferans hattı). Konferans hizmetiniz ya da görüşme kaydedici bunu MP3, WAV veya M4A dosyası olarak kaydeder. En basit durum budur, doğrudan yükleyin.
2. Video görüşmesi (bir video platformunda çok katılımcılı toplantı). MP4 olarak kaydedilir. Görüntü transkripte hiçbir şey katmaz, yalnızca sesler önemlidir, bu yüzden büyük bir video dosyası boşa giden bir yüktür.

MP4 dosyanız birkaç gigabaytsa önce sesi MP3 olarak çıkarın. Görüşmenin ses hali boyutun küçük bir parçasıdır ve aynı doğrulukta yazıya çevrilir. Temiz bir ses dosyanız olduğunda yüklemeye hazırsınız. İş toplantılarınızdan resmi belgeler üretiyorsanız, toplantı tutanağı oluşturucu sayfası transkripti bir sonraki aşamaya taşır.

Görüşmeyi adım adım yazıya çevirme

Çok kişili görüşmeler için konuşmacı etiketleri

İşte bir konferans görüşmesinin tek kişilik bir kayıttan ayrıldığı yer burası. Hatta üç, beş, sekiz kişi olabilir ve seste hepsini kulaktan ayırt edemezsiniz. Düz bir transkript, kimin ne söylediğinin belirsiz olduğu bir metin yığınına dönüşür, ki bu da bir toplantı kaydında en çok önem taşıyan ayrıntıdır.

Business planda konuşmacı ayrımı sesleri otomatik olarak birbirinden ayırır ve transkriptte her birini etiketler:

"Konuşmacı 1" etiketini bir kez gerçek kişinin adıyla değiştirebilirsiniz; etiket o kişinin konuştuğu her yerde uygulanır. Bu, ham transkripti düzgün bir şekilde atfedilmiş bir kayda dönüştürür, ki görüşme bütçeleri, sorumluları ya da teslim tarihlerini belirlediğinde tam da bunu istersiniz. Ücretsiz, Starter ve Pro etiketsiz, tek konuşmacılı bir transkript döndürür, bu yüzden birden çok katılımcılı her görüşme için kullanılacak plan Business'tır.

Transkripti özete ve görev listesine dönüştürmek

Transkript ham malzemedir. İnsanların gerçekten okuduğu şey özettir. Metin hazır olduğunda iki yapay zeka butonu işi sizin için yapar.

Bu akış, ekip toplantıları için tasarlanmış bir araçtır. Toplantı transkripsiyonu sayfası aynı mantığı görüntülü görüşmeler ve şahsi toplantılar için uygular; podcast formatındaki uzun söyleşileri yazıya çevirme yöntemi ise podcast yazıya çevirme rehberinde ayrıntılı anlatılır.

Onay: kaydı katılımcılara bildirin

Bütün bunlardan önce, ilk gelen bir adım var: katılımcılara görüşmenin kaydedildiğini bildirin. Kayıt kuralları bölgeye göre değişir ve birçoğu hattaki kişilerin onayını gerektirir. Yazıya çevirme işlemden sonra gerçekleşir, bu yüzden yükümlülük transkriptte değil kaydın kendisindedir, ama insanların unuttuğu kısım da budur.

Basit bir alışkanlık bunu karşılar. Görüşmenin başında "herkesin bilgisi olsun, doğru bir kayıt tutmak için bunu kaydediyorum" deyin ya da takvim davetine bir satır ekleyin. Beş saniye alır ve tüm süreci temiz tutar. Onay halledildikten ve görüşme kaydedildikten sonra yukarıdaki yükle ve yazıya çevir akışı gerisini halleder.

Hangi plan size uyar?

Çoğu konferans görüşmesi 30 ila 60 dakika sürer, bu yüzden Business planı (49,99 USD/ay, 90 dakika sınırı ve konuşmacı ayrımı) tekrarlayan toplantılar için doğal seçimdir. Tek baskın konuşmacılı, 25 dakikanın altındaki kısa bir görüşme Pro planda (9,99 USD/ay) çalışır. Aşağıdaki tablo süre sınırlarını ve fiyatları özetliyor:

Sık sorulan sorular

Ayrıca bakın: Toplantı transkripsiyonu · Toplantı tutanağı oluşturucu · Podcast yazıya çevirme · Planları karşılaştır · Yazıya çevirmeye başla