DokitscriptGüçlü bir adayla 40 dakikalık bir iş görüşmesini yeni bitirdiniz. Üç gün sonra işe alım komitesi adayın destek ekibini büyütme konusunda tam olarak ne dediğini soruyor; notlarınızda ise yalnızca "iyi cevap verdi" yazıyor. Doğru kararların kaçtığı yer tam da bu boşluk; hafıza yanlılığının da sızdığı yer burası. Görüşmenin yazılı bir transkripti bunu çözer: her yanıtı kelimesi kelimesine alırsınız, adayları aynı sorular üzerinden karşılaştırabilirsiniz ve komiteye bir anıyı değil temiz bir kaydı sunarsınız. Bu rehber, işe alım uzmanlarını ve yöneticileri bir görüşmeyi doğru biçimde kaydetme, onay alma ve dosyayı aranabilir bir transkripte çevirme adımlarında yönlendiriyor.
İşe alım ekipleri görüşmeleri neden yazıya çevirir?
İş görüşmesi, bir şirketin yaptığı en yüksek bahisli konuşmalardan biridir ve büyük kısmı biter bitmez buharlaşır. El yazısı notlar söylenenlerin belki onda birini, üstelik görüşmecinin o an ilgisini çekenin süzgecinden geçerek yakalar. Transkript ise hepsini, tarafsız biçimde kaydeder.
Bir işe alım ekibi için bu dört şeyi değiştirir:
- Kelimesi kelimesine yanıtlar. Bir adayın bir projeyi nasıl anlattığını, zor bir soruyla nasıl başa çıktığını veya kariyerindeki bir boşluğu nasıl açıkladığını hafızadan özetlemek yerine tam olarak belgeleyin.
- Adil karşılaştırma. Her aday aynı beş soruyu yanıtladığında transkriptleri yan yana koymak, karşılaştırmayı en güçlü izlenimi bırakan kişiye göre değil nesnel biçimde yapmanızı sağlar.
- Komiteyle paylaşım. Katılamayan karar vericiler, ikinci elden bir özete güvenmek yerine alışverişin tamamını okur.
- Tutarlılık ve kayıt. Saklanan bir kayıt, sürecin yapılandırılmış ve herkese eşit uygulandığını göstermenize yardımcı olur; hafızadan puanlarken sızan yakınlık ve hale etkisi gibi yanlılıkları azaltır.
Bunların hiçbiri saatlerce yazı yazmanızı gerektirmez. Yapay zeka transkripsiyonu ağır işi üstlenir; sizin işiniz temiz kayıt yapmak, onay almak ve çıktıyı gözden geçirmek.
Önce onay, her zaman. Kayıt tuşuna basmadan önce adaya görüşmenin kaydedileceğini söyleyin ve onayını alın. Yargı bölgesine göre, karşı tarafı bilgilendirmeden (veya ortamdaki herkesin onayı olmadan) bir konuşmayı kaydetmek yasa dışı olabilir; izin verilen yerlerde bile bunu sessizce yapmak kötü bir İK uygulamasıdır. Görüşmenin başında söyleyeceğiniz kısa bir cümle ("Görüşmeleri, işe alım komitesinin sonradan inceleyebilmesi için kaydediyoruz, sizin için uygun mu?") hem yasal beklentiyi hem de temel saygıyı karşılar. Bu genel bir bilgilendirmedir, kesin hukuki görüş değildir: yargı bölgenize göre bilgilendirin ve onay alın, yerel kurallarınızı ve şirket politikanızı kontrol edin.
Onay ve kaydetmenin yasal yönü
Kayıt kuralları bölgeden bölgeye büyük ölçüde değişir, bu yüzden güvenli varsayılan basittir: bilgilendir ve onay al. Bunu görüşme akışınıza yerleştirin ki asla atlanmasın.
- Başta duyurun. Kaydı takvim davetinde belirtin ve ilk dakikada sözlü olarak yineleyin. Adaya hayır deme imkanı tanıyın.
- Onayı kayda alın. Dosyanın başındaki sözlü "evet, sorun değil" yanıtı, onayın verildiğine dair en temiz kayıttır.
- Amacı ve kimin göreceğini açıklayın. Kaydın işe alım komitesi ve kayıtlarınız için olduğunu, başka bir şey için kullanılmayacağını söyleyin.
- Güvenli saklayın ve süresinde silin. Dosyayı ve transkripti aday verisi gibi değerlendirin: erişimi sınırlayın ve pozisyon doldurulup saklama süresi geçtiğinde kaldırın.
Kurallar yargı bölgesine göre farklılaştığı için sizin ve adayın bulunduğu yerde neyin geçerli olduğunu teyit edin ve İK veya hukuk ekibinizle hizalanın. Şüphedeyseniz her seferinde bilgilendirin ve onay alın.
Görüşmeyi kaydetme: video ya da ses
Özel ekipmana ihtiyacınız yok. Görüşmenin gerçekleşme biçimine hangisi uyuyorsa onu seçin:
Görüntülü görüşmeler (uzaktan)
Zoom, Microsoft Teams ve Google Meet'in tümünde yerleşik bir kayıt düğmesi vardır. Kayıt genellikle MP4 video dosyası olarak kaydedilir. Bu dosyayı doğrudan yükleyebilirsiniz; ancak uzun bir video dosyası büyük olabileceği için yükleme yavaş geliyorsa önce sesi MP3 olarak ayıklayıp onu yükleyebilirsiniz. Transkript her iki durumda da aynıdır.
Yüz yüze görüşmeler
Bir telefon ses kaydedici uygulaması, bir dijital kayıt cihazı veya aranıza, masanın üstüne koyacağınız küçük bir kaydedici kullanın. Bunlar MP3, M4A veya WAV üretir. Cihazı kendinizden çok adaya yakın yerleştirin; çünkü en doğru yakalamanız gereken şey adayın yanıtlarıdır. Sesin temiz kalması için herkesten sırayla konuşmasını isteyin.
Bir görüşmeyi dakikalar içinde paylaşılabilir bir kayda dönüştürün
Kaydı yükleyin; zaman damgalı bir transkript, bir özet ve adayın temel yanıtlarını alın.
Bir görüşmeyi yazıya çevir →Görüşmeyi adım adım yazıya çevirme
Dosyayı hazır edin
Kaydınızı Zoom, Teams, Google Meet, telefonunuz veya kaydediciden bulun. Kabul edilen formatlar MP3, WAV, M4A, OGG, FLAC, AAC, MP4 ve WebM'dir. Görüntülü görüşmeden gelen büyük bir MP4 dosyanız varsa sesi MP3 olarak ayıklamak yüklemeyi hafif ve hızlı tutar.
Dokitscript'e yükleyin
dokitscript.com/tr sayfasını açın, dosya yükleme seçeneğini seçin ve görüşme dosyanızı belirleyin. 3 dakikadan uzun her şey için giriş yapmanız gerekir. Ücretsiz 3 dakikalık klipleri, Starter 8 dakikaya, Pro 25'e, Business 90'a kadar kapsar; dolayısıyla tam bir görüşme sizi Pro veya Business'a yönlendirir.
Dili ayarlayın ve Yazıya Çevir'e tıklayın
Görüşme Türkçe ise dil sekmesini Türkçe ayarlayın (başka bir dildeyse onu seçin). Sonra Yazıya Çevir'e basın. İşleme uzunluğa göre birkaç dakika sürer ve iş bittiğinde zaman damgalı bir transkript belirir.
Özetleyin, arayın ve dışa aktarın
Tek paragraflık bir özet için Özet'i, adayın en güçlü yanıtları için Anahtar Noktalar'ı çalıştırın. Belirli bir soruya veya konuya atlamak için Ctrl+F kullanın. Ham metin için TXT, aday dosyasına ekleyebileceğiniz temiz bir belge için DOCX olarak dışa aktarın. Giriş yapılmış transkriptler sonradan erişmeniz için Geçmiş sayfanıza kaydedilir.
Görüşmeci ile adayı ayırma
İki kişilik bir görüşmede kimin ne söylediği önemlidir. Business planında konuşmacı ayrımı her sesi otomatik olarak etiketler, böylece soru ile yanıt asla birbirine karışmaz:
[00:09] Konuşmacı 2: Tabii. Başladığımda üç temsilcimiz vardı ve bir talep sistemi yoktu...
[01:12] Konuşmacı 1: Bu geçişin en zor kısmı neydi?
"Konuşmacı 1"i görüşmeci, "Konuşmacı 2"yi aday olarak bir kez yeniden adlandırırsınız ve etiketler tüm transkripte uygulanır. Odada birkaç kişinin olduğu panel görüşmelerinde her ek ses de kendi etiketini alır, bu da kaydı takip etmeyi kolaylaştırır. Konuşmacı ayrımı bir Business planı özelliğidir; Ücretsiz, Starter ve Pro, bire bir görüşmede de rahatça okunan tek konuşmacılı bir transkript döndürür.
Transkripti işe alım sürecinizde kullanma
Adayları adil karşılaştırın
Aynı soruları yanıtlayan herkesin transkriptini yan yana koyun ve en iyi hatırladığınıza göre değil, gerçekte söylediklerine göre puanlayın.
Saniyeler içinde temel yanıtlar
Anahtar Noktalar, adayın en güçlü yanıtlarını kısa bir liste hâlinde çıkarır; değerlendirme formuna veya bilgilendirme e-postasına doğrudan eklenmeye hazırdır.
İşe alım komitesini bilgilendirin
Özet'i ve transkriptin tamamını odada olmayan karar vericilerle paylaşın ki herkesle aynı kaydı incelesinler.
Düzenli bir kayıt tutun
DOCX olarak dışa aktarın, aday dosyasına ekleyin ve uyumluluk ile sonraki başvurular için belgelenmiş, tutarlı bir iz bırakın.
Toplantıları baştan sona kaydeden aynı akış burada da işler. İşe alım değerlendirmelerini veya başlangıç toplantılarını da belgeliyorsanız toplantı tutanağı oluşturucu sayfamız bir kaydı yapılandırılmış nota çevirmeyi kapsar; çoğunlukla görüntülü görüşme yapıyorsanız tam ürün özelliklerini görüşme transkripsiyonu sayfasında inceleyebilirsiniz.
Bir görüşmeye hangi plan uyar?
Çoğu görüşme 30 ila 45 dakika sürer, bu yüzden planı belirleyen şey süre üst sınırıdır. Yüksek hacimde ön görüşme yapmadığınız sürece aylık transkripsiyon sayısı işe alımda nadiren önem taşır.
| Plan | Süre üst sınırı | Aylık transkripsiyon | Fiyat |
|---|---|---|---|
| Ücretsiz | 3 dk | 5 | 0 $ |
| Starter | 8 dk | 200 | 4,99 USD |
| Pro | 25 dk | Sınırsız | 9,99 USD |
| Business | 90 dk | Sınırsız + konuşmacı ayrımı | 49,99 USD |
25 dakikanın altındaki kısa ön görüşmeler
Pro planı (9,99 USD/ay) 25 dakikaya kadar klipleri kapsar ve sınırsız aylık transkripsiyon verir; bu da hızlı telefon ön görüşmelerine ve ilk tur aramalara uygundur. Tek konuşmacılı bir transkript döndürür, bu da bire bir görüşme için yeterlidir.
90 dakikaya kadar tam görüşmeler
Business planı (49,99 USD/ay) 90 dakikaya kadar klipleri işler ve konuşmacı ayrımını açar, böylece görüşmeci ile aday ayrı ayrı etiketlenir. Yapılandırılmış görüşmeler, paneller ve son turlar için formata uyan plan budur. Yüksek hacimli işe alım için sınırsız aylık transkripsiyon da sunar.
90 dakikanın üzerindeki görüşmeler
Uygulamalı görüşmeler ve çok aşamalı paneller uzun sürebilir. Kaydı herhangi bir ses veya video düzenleyiciyle üst sınırın altındaki parçalara bölün, her bölümü ayrı ayrı yazıya çevirin, sonra metinleri birleştirin. Biraz ek çaba gerektirir ama yine de elle yazmaktan çok daha hızlıdır.
Adayları artık hafızadan puanlamayın
Her görüşmeyi yazıya çevirin, yanıtları adil karşılaştırın ve komitenizi gerçek kayıtla bilgilendirin. Başlamak için ücretsiz plan, kredi kartı gerekmez.
Planları ve fiyatları gör →Sık sorulan sorular
Ayrıca bakın: Görüşme transkripsiyonu · Toplantı tutanağı oluşturucu · Podcast yazıya çevirme · Fiyatlar · Ana sayfa