नौकरी इंटरव्यू को टेक्स्ट में ट्रांसक्राइब करें

आपने अभी एक मजबूत उम्मीदवार के साथ 40 मिनट का इंटरव्यू पूरा किया। तीन दिन बाद भर्ती समिति पूछती है कि उसने सपोर्ट टीम बढ़ाने के बारे में ठीक-ठीक क्या कहा था, और आपके नोट्स में बस "अच्छा जवाब" लिखा है। यही वह जगह है जहां अच्छे उम्मीदवार छूट जाते हैं और स्मृति पूर्वाग्रह घुस आता है। इंटरव्यू का लिखित ट्रांसक्रिप्ट इसे ठीक करता है: आपको हर जवाब शब्दशः मिलता है, आप एक ही सवालों पर उम्मीदवारों की तुलना कर सकते हैं, और समिति को याददाश्त के बजाय एक साफ़ रिकॉर्ड सौंप सकते हैं। यह गाइड भर्तीकर्ताओं और हायरिंग मैनेजरों को इंटरव्यू सही तरीके से रिकॉर्ड करना, सहमति लेना और फाइल को खोजने योग्य ट्रांसक्रिप्ट में बदलना सिखाती है।

भर्तीकर्ता इंटरव्यू क्यों ट्रांसक्राइब करते हैं

इंटरव्यू किसी कंपनी की सबसे महत्वपूर्ण बातचीत में से एक है, और इसका अधिकांश हिस्सा खत्म होते ही गायब हो जाता है। हाथ से लिखे नोट्स शायद कही गई बातों का दसवां हिस्सा ही पकड़ते हैं, वह भी इस आधार पर कि उस पल साक्षात्कारकर्ता को क्या दिलचस्प लगा। ट्रांसक्रिप्ट यह सब निष्पक्ष रूप से पकड़ता है।

भर्ती टीम के लिए, यह चार चीज़ें बदल देता है:

• शब्दशः जवाब। यह दर्ज करें कि उम्मीदवार ने किसी प्रोजेक्ट का वर्णन कैसे किया, कठिन सवाल कैसे संभाला या किसी अंतराल को कैसे समझाया, याददाश्त से सारांश बनाने के बजाय।
• निष्पक्ष तुलना। जब हर उम्मीदवार एक ही पांच सवालों के जवाब देता है, तो उनके ट्रांसक्रिप्ट साथ-साथ रखकर तुलना वस्तुनिष्ठ हो जाती है, न कि इस आधार पर कि किसने सबसे मजबूत पहली छाप छोड़ी।
• समिति के साथ साझा करना। जो निर्णय लेने वाले उपस्थित नहीं हो सके, वे किसी और के सारांश पर भरोसा करने के बजाय पूरी बातचीत पढ़ते हैं।
• अनुपालन और निरंतरता। संग्रहीत रिकॉर्ड यह दिखाने में मदद करता है कि प्रक्रिया संरचित थी और समान रूप से लागू हुई, और यह उस हाल-की-घटना तथा प्रभामंडल पूर्वाग्रह को कम करता है जो याददाश्त से अंक देने पर घुस आता है।

इसके लिए आपको घंटों टाइप करने की ज़रूरत नहीं है। भारी काम अपने आप हो जाता है; आपका काम है साफ़ रिकॉर्ड करना, सहमति लेना और नतीजे की समीक्षा करना।

सहमति और रिकॉर्डिंग का कानूनी पहलू

रिकॉर्डिंग के नियम एक क्षेत्र से दूसरे क्षेत्र में बहुत भिन्न होते हैं, इसलिए सुरक्षित तरीका सरल है: सूचित करें और सहमति लें। इसे अपने इंटरव्यू प्रवाह में शामिल करें ताकि यह कभी न छूटे।

1. शुरुआत में घोषणा करें। कैलेंडर निमंत्रण में और फिर पहले मिनट में मौखिक रूप से रिकॉर्डिंग का ज़िक्र करें। उम्मीदवार को मना करने का मौका दें।
2. सहमति को रिकॉर्डिंग में दर्ज करें। फाइल की शुरुआत में उनका बोला गया "हां, ठीक है" इस बात का सबसे साफ़ रिकॉर्ड है कि सहमति दी गई थी।
3. उद्देश्य और कौन देखेगा यह समझाएं। बताएं कि यह भर्ती समिति और आपके रिकॉर्ड के लिए है, किसी और चीज़ के लिए नहीं।
4. सुरक्षित रूप से संग्रहीत करें और समय पर हटाएं। फाइल और ट्रांसक्रिप्ट को उम्मीदवार डेटा की तरह समझें: पहुंच सीमित करें और भूमिका भर जाने तथा कोई भी प्रतिधारण अवधि बीत जाने के बाद उन्हें हटा दें।

चूंकि नियम क्षेत्राधिकार के अनुसार भिन्न होते हैं, इसलिए पुष्टि करें कि आप और उम्मीदवार जहां स्थित हैं वहां क्या लागू होता है, और अपनी HR या कानूनी टीम के साथ तालमेल बिठाएं। संदेह हो तो हर बार सूचित करें और सहमति लें।

इंटरव्यू रिकॉर्ड करना: वीडियो या ऑडियो

आपको किसी खास उपकरण की ज़रूरत नहीं है। जो इंटरव्यू के तरीके से मेल खाए, वह चुनें:

वीडियो इंटरव्यू (रिमोट)

Zoom, Microsoft Teams और Google Meet सभी में एक बिल्ट-इन रिकॉर्ड बटन होता है। रिकॉर्डिंग आमतौर पर MP4 वीडियो फाइल के रूप में सेव होती है। यह सीधे काम करती है, लेकिन एक लंबी वीडियो फाइल बड़ी हो सकती है, इसलिए अगर अपलोड धीमा लगे तो आप पहले ऑडियो को MP3 में निकालकर वह अपलोड कर सकते हैं। ट्रांसक्रिप्ट दोनों तरह से एक जैसा रहता है।

आमने-सामने इंटरव्यू

फ़ोन वॉइस मेमो ऐप, डिक्टाफ़ोन या मेज़ पर रखा एक छोटा रिकॉर्डर इस्तेमाल करें। ये MP3, M4A या WAV के रूप में सेव होते हैं। डिवाइस को अपने बजाय उम्मीदवार के करीब रखें, क्योंकि उनके जवाब ही वह चीज़ हैं जिन्हें आपको सबसे सटीक रूप से पकड़ना है। सभी से एक समय में एक व्यक्ति को बोलने के लिए कहें ताकि ऑडियो साफ़ रहे।

इंटरव्यू को चरण-दर-चरण कैसे ट्रांसक्राइब करें

साक्षात्कारकर्ता और उम्मीदवार को अलग करना

दो लोगों के इंटरव्यू में यह मायने रखता है कि किसने क्या कहा। Business प्लान पर, वक्ता विभाजन अपने आप हर आवाज़ को लेबल करता है, ताकि सवाल और जवाब कभी आपस में न घुलें:

आप "वक्ता 1" का नाम साक्षात्कारकर्ता और "वक्ता 2" का नाम उम्मीदवार एक बार रख देते हैं, और लेबल पूरे ट्रांसक्रिप्ट में लागू हो जाते हैं। कमरे में कई लोगों वाले पैनल इंटरव्यू के लिए, हर अतिरिक्त आवाज़ को भी अपना लेबल मिलता है, जिससे रिकॉर्ड का पालन करना आसान हो जाता है। वक्ता विभाजन Business प्लान की सुविधा है; मुफ्त, Starter और Pro एकल-वक्ता ट्रांसक्रिप्ट देते हैं जो एक-पर-एक इंटरव्यू के लिए भी साफ़ पढ़ने योग्य रहता है।

भर्ती प्रक्रिया में ट्रांसक्रिप्ट का उपयोग

वही प्रक्रिया जो मीटिंग को शुरू से अंत तक रिकॉर्ड करती है, यहां भी काम करती है। यदि आप भर्ती डीब्रीफ या किकऑफ कॉल भी दर्ज करते हैं, तो AI के साथ मीटिंग नोट्स बनाने पर हमारी गाइड रिकॉर्डिंग को संरचित नोट्स में बदलना समझाती है, और यदि आप ज़्यादातर इंटरव्यू पॉडकास्ट प्रारूप में करते हैं तो पॉडकास्ट ट्रांसक्रिप्शन गाइड देखें।

इंटरव्यू के लिए कौन सा प्लान

अधिकांश इंटरव्यू 30 से 45 मिनट चलते हैं, इसलिए अवधि सीमा ही प्लान तय करती है। हायरिंग के लिए प्रति माह ट्रांसक्रिप्शन की संख्या तब तक शायद ही मायने रखती है जब तक आप बहुत अधिक स्क्रीनिंग न करते हों।

25 मिनट से कम छोटी स्क्रीनिंग

Pro प्लान (9.99 USD/माह) 25 मिनट तक की क्लिप कवर करता है और असीमित मासिक ट्रांसक्रिप्शन देता है, जो त्वरित फ़ोन स्क्रीनिंग और पहले दौर की कॉल के लिए उपयुक्त है। यह एकल-वक्ता ट्रांसक्रिप्ट देता है, जो एक-पर-एक के लिए ठीक है।

90 मिनट तक के पूरे इंटरव्यू

Business प्लान (49.99 USD/माह) 90 मिनट तक की क्लिप संभालता है और वक्ता विभाजन खोलता है, ताकि साक्षात्कारकर्ता और उम्मीदवार अलग-अलग लेबल हों। संरचित इंटरव्यू, पैनल और अंतिम दौर के लिए, यही वह प्लान है जो इस प्रारूप में फिट बैठता है। यह अधिक मात्रा वाली भर्ती के लिए असीमित मासिक ट्रांसक्रिप्शन भी देता है।

90 मिनट से लंबे इंटरव्यू

वर्किंग इंटरव्यू और बहु-चरण पैनल लंबे चल सकते हैं। किसी भी ऑडियो या वीडियो एडिटर से रिकॉर्डिंग को सीमा के भीतर खंडों में बांटें, हर हिस्से को ट्रांसक्राइब करें, फिर टेक्स्ट को जोड़ें। यह थोड़ी अतिरिक्त मेहनत है, लेकिन फिर भी हाथ से ट्रांसक्राइब करने की तुलना में कहीं तेज़ है।

सामान्य प्रश्न

संबंधित लेख: इंटरव्यू ट्रांसक्रिप्शन · AI के साथ मीटिंग नोट्स बनाएं · पॉडकास्ट ट्रांसक्रिप्शन गाइड · मूल्य