DokitscriptAcabas de terminar una entrevista de 40 minutos con una candidatura muy sólida. Tres días después, el comité de selección te pregunta qué dijo exactamente sobre cómo escaló el equipo de soporte, y tus notas solo ponen «buena respuesta». Ese hueco es por donde se escapan las buenas contrataciones y por donde se cuela el sesgo de memoria. Una transcripción escrita de la entrevista lo resuelve: tienes cada respuesta palabra por palabra, puedes comparar candidaturas sobre las mismas preguntas y entregas al comité un registro limpio en lugar de un recuerdo. Esta guía acompaña a responsables de RRHH y de selección a grabar una entrevista como es debido, pedir el consentimiento y convertir el archivo en una transcripción que se puede buscar.
Por qué RRHH transcribe las entrevistas
Una entrevista es una de las conversaciones de mayor peso que tiene una empresa, y casi toda se evapora en el momento en que termina. Las notas a mano capturan quizá una décima parte de lo que se dijo, filtrado por lo que el entrevistador encontró interesante en ese instante. Una transcripción lo captura todo, de forma neutral.
Para un equipo de contratación, eso cambia cuatro cosas:
- Respuestas palabra por palabra. Documenta exactamente cómo una candidatura describió un proyecto, gestionó una pregunta difícil o explicó un periodo en blanco de su carrera, en vez de parafrasear de memoria.
- Comparación objetiva. Cuando todas las candidaturas responden a las mismas cinco preguntas, poner sus transcripciones una al lado de otra hace la comparación objetiva en lugar de basarse en quién dejó la mejor impresión intuitiva.
- Compartir con el comité. Quienes deciden y no pudieron asistir leen el intercambio completo en vez de fiarse de un resumen de segunda mano.
- Coherencia y registro. Un registro guardado ayuda a demostrar que el proceso fue estructurado y se aplicó por igual, y reduce el sesgo de recencia y de halo que se cuela cuando puntúas de memoria.
Nada de esto exige que escribas durante horas. La transcripción por IA hace el trabajo pesado; tu tarea es grabar con limpieza, pedir el consentimiento y revisar el resultado.
El consentimiento, siempre primero. Antes de pulsar grabar, informa a la persona candidata de que la entrevista se va a grabar y obtén su acuerdo. Según la jurisdicción, grabar una conversación sin informar a la otra parte (o sin el consentimiento de todas las personas presentes) puede ser ilícito, e incluso donde se permite, hacerlo en silencio es una mala práctica de RRHH. Una frase breve al inicio de la llamada («Grabamos las entrevistas para que el comité de selección pueda revisarlas, ¿te parece bien?») cubre tanto la expectativa legal como el respeto básico. Esto es orientación general, no asesoramiento legal: consulta las normas locales y la política de tu empresa.
El consentimiento y la parte legal de grabar
Las leyes sobre grabaciones varían mucho de una región a otra, así que la opción segura es sencilla: informa y obtén el consentimiento. Intégralo en tu flujo de entrevista para que nunca se salte.
- Anúncialo al principio. Menciona la grabación en la invitación del calendario y otra vez de viva voz en el primer minuto. Deja que la candidatura diga que no.
- Recoge el acuerdo en la propia grabación. Su «sí, sin problema» de viva voz al inicio del archivo es el registro más limpio de que se dio el consentimiento.
- Explica para qué es y quién lo verá. Di que es para el comité de selección y vuestros registros, y para nada más.
- Guárdalo de forma segura y bórralo según el plazo. Trata el archivo y la transcripción como datos de la candidatura: limita el acceso y elimínalos una vez cubierto el puesto y pasado cualquier periodo de conservación.
Como las normas difieren según la jurisdicción, confirma qué se aplica allí donde estáis tú y la candidatura, y alinéate con tu equipo de RRHH o legal. En caso de duda, informa y obtén el consentimiento siempre.
Grabar la entrevista: vídeo o audio
No necesitas equipo especial. Elige lo que se ajuste a cómo transcurre la entrevista:
Entrevistas por vídeo (en remoto)
Zoom, Microsoft Teams y Google Meet tienen un botón de grabación integrado. La grabación suele guardarse como un archivo de vídeo MP4. Eso funciona directamente, pero un vídeo largo puede pesar mucho, así que si la subida va lenta puedes extraer primero el audio a MP3 y subir ese en su lugar. La transcripción es idéntica en ambos casos.
Entrevistas presenciales
Usa la grabadora de voz del móvil, un dictáfono o un grabador pequeño colocado sobre la mesa entre vosotros. Estos guardan en MP3, M4A o WAV. Pon el dispositivo más cerca de la candidatura que de ti, porque sus respuestas son lo que más necesitas captar con fidelidad. Pide que hable una persona cada vez para que el audio se mantenga limpio.
Convierte una entrevista en un registro que puedes compartir en minutos
Sube la grabación y obtén una transcripción con marcas de tiempo, un resumen y las respuestas clave de la candidatura.
Transcribir una entrevista →Cómo transcribir la entrevista paso a paso
Prepara el archivo
Localiza tu grabación de Zoom, Teams, Google Meet, el móvil o tu grabador. Los formatos admitidos son MP3, WAV, M4A, OGG, FLAC, AAC, MP4 y WebM. Si tienes un MP4 pesado de una videollamada, extraer el audio a MP3 mantiene la subida ligera y rápida.
Súbelo a Dokitscript
Abre dokitscript.com/es/ y elige la opción de subir archivo, luego selecciona el archivo de la entrevista. Para cualquier cosa de más de 3 minutos tendrás que haber iniciado sesión. Gratis cubre clips de 3 minutos, Starter llega a 8, Pro a 35 y Business a 5 horas, así que una entrevista completa te orienta hacia Pro o Business.
Ajusta el idioma y haz clic en Transcribir
Si la entrevista fue en un idioma distinto del español, selecciónalo primero en el menú desplegable de ajustes. Después pulsa Transcribir. El procesamiento tarda unos minutos según la duración, y aparece una transcripción con marcas de tiempo cuando el trabajo termina.
Resume, busca y exporta
Usa Resumen para un repaso de un párrafo y Puntos clave para las mejores respuestas de la candidatura. Pulsa Ctrl+F para saltar a una pregunta o tema concreto. Exporta TXT para texto plano o DOCX para un documento limpio que adjuntar a la ficha de la candidatura. Las transcripciones con sesión iniciada se guardan en tu Historial para más tarde.
Separar entrevistador y candidatura
En una entrevista de dos personas importa quién dijo qué. En el plan Business, la detección de interlocutores etiqueta cada voz automáticamente, para que la pregunta y la respuesta nunca se confundan:
[00:09] Hablante 2: Claro. Cuando entré teníamos tres agentes y ningún sistema de tickets...
[01:12] Hablante 1: ¿Qué fue lo más difícil de esa transición?
Renombras «Hablante 1» al entrevistador y «Hablante 2» a la candidatura una sola vez, y las etiquetas se aplican a toda la transcripción. En entrevistas de panel con varias personas en la sala, cada voz adicional también recibe su propia etiqueta, lo que hace el registro fácil de seguir. La detección de interlocutores es una función del plan Business; Gratis, Starter y Pro devuelven una transcripción de un solo hablante que sigue leyéndose con claridad para una entrevista de uno a uno.
Usar la transcripción en tu proceso de selección
Compara candidaturas con criterio
Coloca una al lado de otra las transcripciones de quienes respondieron a las mismas preguntas y puntúa por lo que dijeron de verdad, no por a quién recuerdas mejor.
Respuestas clave en segundos
Puntos clave extrae las mejores respuestas de la candidatura en una lista breve, lista para llevar a una rúbrica de evaluación o a un correo de debrief.
Informa al comité de selección
Comparte el Resumen junto con la transcripción completa con quienes deciden y no estuvieron en la sala, para que revisen el mismo registro que el resto.
Mantén un registro limpio
Exporta a DOCX, adjúntalo a la ficha de la candidatura y conserva un rastro documentado y coherente para auditoría y consulta posterior.
El mismo flujo que documenta reuniones de principio a fin sirve aquí. Si también levantas actas de los debriefs de selección o de las reuniones de arranque, nuestro generador de actas de reunión convierte una grabación en notas estructuradas, y si la mayoría de tus entrevistas son por audio, nuestra guía para convertir MP3 a texto te resultará útil.
Qué plan encaja con una entrevista
La mayoría de las entrevistas duran entre 20 y 35 minutos, así que el límite de duración es lo que decide el plan. Las transcripciones al mes rara vez importan en selección, salvo que hagas un volumen alto de cribas. Consulta los precios completos.
| Plan | Duración máx. por entrevista | Transcripciones/mes | Precio |
|---|---|---|---|
| Cuenta gratuita | 3 min | 5 | $0 |
| Starter | 8 min | 300 min/mes | $4.99/mes |
| Pro | 35 min | 1.300 min/mes | $14.99/mes |
| Business | 5 h + detección de interlocutores | 7.500 min/mes | $79.99/mes |
Cribas cortas de menos de 35 minutos
El plan Pro ($14.99/mes) cubre clips de hasta 35 minutos y da 1.300 minutos al mes, lo que viene bien para cribas telefónicas rápidas y primeras rondas. Devuelve una transcripción de un solo hablante, que es suficiente para un uno a uno.
Entrevistas completas de hasta 5 horas
El plan Business ($79.99/mes) gestiona clips de hasta 5 horas y desbloquea la detección de interlocutores, de modo que entrevistador y candidatura quedan etiquetados por separado. Para entrevistas estructuradas, paneles y rondas finales, este es el plan que encaja con el formato. También incluye 7.500 minutos al mes para contratación de alto volumen.
Entrevistas de más de 5 horas
Las pruebas de trabajo y los paneles de varias fases pueden alargarse. Divide la grabación en segmentos por debajo del límite con cualquier editor de audio o vídeo, transcribe cada parte y luego junta el texto. Es algo de trabajo extra, pero sigue siendo mucho más rápido que transcribir a mano.
Preguntas frecuentes
Deja de puntuar candidaturas de memoria
Transcribe cada entrevista, compara respuestas con criterio e informa a tu comité con el registro real. Plan gratuito para empezar, sin tarjeta de crédito.
Empezar gratis →Ver también: Transcripción de entrevistas · Generador de actas de reunión · Transcribir un podcast · Convertir MP3 a texto · Precios