Microsoft Teams मीटिंग का ट्रांसक्रिप्शन कैसे करें

आपकी टीम ने अभी एक घंटा Microsoft Teams कॉल पर बिताया। फैसले हुए, जिम्मेदारियां बंटीं, कुछ आंकड़े चर्चा में आए। फिर मीटिंग खत्म हो गई और यह सब एक रिकॉर्डिंग में बंद रह गया जिसे कोई दोबारा नहीं देखेगा। यह गाइड रिकॉर्ड की गई Teams मीटिंग को सबसे तेज तरीके से टाइमस्टैम्प वाले साफ टेक्स्ट ट्रांसक्रिप्ट में, फिर ऊपर से एक सारांश के साथ ढंग के मीटिंग मिनट्स में बदलने का तरीका दिखाती है। कोई Teams Premium लाइसेंस जरूरी नहीं, 90 से ज्यादा भाषाओं में काम करता है, और सही प्लान पर यह यह भी बताता है कि किसने क्या कहा।

Teams ट्रांसक्रिप्ट क्यों चाहिए

मीटिंग ही वह जगह है जहां फैसले असल में होते हैं, लेकिन नतीजा लगभग हमेशा एक रिकॉर्डिंग होती है जो किसी फोल्डर में अनदेखी पड़ी रहती है। एक टेक्स्ट ट्रांसक्रिप्ट इसे बदल देता है। आप हर लाइन को Ctrl+F से खोज सकते हैं ताकि वह सटीक पल मिल जाए जब किसी ने किसी समय-सीमा का वादा किया था। आप किसी उद्धरण को याददाश्त से दोहराने के बजाय सीधे ईमेल में चिपका सकते हैं। आप कुछ सेकंड में साफ मीटिंग मिनट्स बनाकर उन लोगों को भेज सकते हैं जो शामिल नहीं हो पाए।

यह आपकी रक्षा भी करता है। जब दो लोग किसी फैसले को अलग-अलग याद रखते हैं, तब ट्रांसक्रिप्ट ही रिकॉर्ड होता है। इंटरव्यू, क्लाइंट कॉल, सेल्स चर्चा, स्प्रिंट रिव्यू और ऑल-हैंड्स सेशन के लिए, एक खोजने योग्य लिखित संस्करण उस वीडियो से कहीं ज्यादा कीमती है जिसे कोई दूसरी बार नहीं खोलता।

पहला कदम, मीटिंग रिकॉर्ड करें (और पहले पूछें)

यही वह हिस्सा है जो लोग भूल जाते हैं। Teams मीटिंग का कोई सार्वजनिक वीडियो लिंक नहीं होता जिसे आप कहीं चिपका सकें। इसे बाद में ट्रांसक्राइब करने का एकमात्र तरीका है एक रिकॉर्डिंग फाइल होना, यानी किसी को कॉल के दौरान रिकॉर्ड बटन दबाना होगा। अगर कोई इसे रिकॉर्ड नहीं करता, तो बाद में काम करने के लिए कुछ नहीं बचता।

तो मीटिंग शुरू होने से पहले, Teams कॉल कंट्रोल में अधिक क्रियाएं वाला मेन्यू (तीन बिंदु) खोलें और रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब चुनें, फिर रिकॉर्डिंग शुरू करें। Teams पूरे सेशन को एक MP4 के रूप में कैद कर लेगा।

रिकॉर्ड दबाने से पहले एक नियम, सबको पहले बता दें। Teams एक रिकॉर्डिंग बैनर दिखाता है, फिर भी आपको इसे बोलकर बताना चाहिए और अपने स्थानीय सहमति कानून और कंपनी की नीति का पालन करना चाहिए। लोगों को उनकी सहमति के बिना रिकॉर्ड करना कुछ क्षेत्रों में गैरकानूनी हो सकता है। कॉल की शुरुआत में एक छोटा सा "मैं इसे रिकॉर्ड करने जा रहा हूं ताकि हमारे पास नोट्स रहें, सबको ठीक है?" आपकी रक्षा करता है और अच्छा शिष्टाचार भी है।

Teams रिकॉर्डिंग कहां सहेजता है

मीटिंग खत्म होने पर Teams रिकॉर्डिंग अपने आप सहेज लेता है। यह कहां जाती है, यह मीटिंग के प्रकार पर निर्भर करता है,

• सामान्य मीटिंग, MP4 उस व्यक्ति के OneDrive में सहेजी जाती है जिसने रिकॉर्डिंग शुरू की, आमतौर पर "Recordings" फोल्डर में।
• चैनल मीटिंग, MP4 उस चैनल की SharePoint दस्तावेज़ लाइब्रेरी में जाती है, ताकि पूरी टीम उस तक पहुंच सके।
• दोनों हालत में, रिकॉर्डिंग का एक लिंक मीटिंग चैट में भी आ जाता है, जो आमतौर पर इसे पकड़ने की सबसे तेज जगह है।

जो जगह सबसे आसान हो, वहां से रिकॉर्डिंग खोलें, फिर MP4 फाइल अपने कंप्यूटर पर डाउनलोड करें। वही डाउनलोड की गई फाइल आप Dokitscript को देंगे।

रिकॉर्डिंग को चरण-दर-चरण ट्रांसक्राइब करें

लंबी मीटिंग और फाइल साइज

ज्यादातर आंतरिक मीटिंग 15 से 60 मिनट के बीच चलती हैं। वर्कशॉप, ट्रेनिंग सेशन और ऑल-हैंड्स कॉल इससे ज्यादा लंबी होती हैं। रिकॉर्डिंग को प्लान से मिलाने का तरीका यहां है,

25 मिनट से कम

एक स्टैंडअप, एक तेज सिंक या एक छोटी क्लाइंट कॉल Pro प्लान (9.99 USD/माह) में आ जाती है, जो 25 मिनट तक की क्लिप कवर करता है और हर महीने असीमित ट्रांसक्रिप्शन देता है, जो काम का है अगर आप हफ्ते में कई मीटिंग संभालते हैं। इससे भी छोटी मीटिंग के लिए Starter (4.99 USD/माह) या मुफ्त प्लान (3 मिनट) काफी हो सकता है।

25 से 90 मिनट

असली मीटिंग के लिए यही सबसे सही जगह है। Business प्लान (49.99 USD/माह) 90 मिनट तक की क्लिप संभालता है और वक्ता विभाजन सक्रिय करता है, ताकि कई प्रतिभागियों वाली एक लंबी वर्कशॉप, बोर्ड कॉल या ट्रेनिंग सेशन एक ही बार में हर व्यक्ति के लेबल के साथ ट्रांसक्राइब हो जाए। कई आवाजों वाली लंबी मीटिंग चलाने वाली ज्यादातर टीमों के लिए, यही वह प्लान है जो ट्रांसक्रिप्ट को सच में उपयोगी बनाता है।

90 मिनट से ज्यादा या बहुत बड़ी फाइलें

किसी बहुत लंबे सेशन के लिए, फाइल छोटी करने के वास्ते ऑडियो को MP3 में निकालें, फिर किसी भी ऑडियो एडिटर से उसे हिस्सों में बांटें और हर हिस्से को ट्रांसक्राइब करके अंत में टेक्स्ट जोड़ लें। यह झंझट लगता है, लेकिन 3 घंटे की वर्कशॉप के लिए यह उन 12 घंटों की टाइपिंग से फिर भी बेहतर है जो वरना लगती। अकेला MP3 कदम ही फाइल-साइज की ज्यादातर परेशानी हटा देता है।

किसने क्या कहा, वक्ता विभाजन

मीटिंग नोट्स का पूरा मकसद यही जानना है कि किसकी क्या जिम्मेदारी है। Business प्लान पर, वक्ता विभाजन हर आवाज को अपने आप लेबल कर देता है,

आप "वक्ता 1" को एक बार असली नाम दे सकते हैं और वह लेबल हर जगह लागू हो जाता है जहां वे बोलते हैं। इससे टेक्स्ट की एक सपाट दीवार बदलकर एक साफ रिकॉर्ड बन जाती है कि किसने किस काम की जिम्मेदारी ली, जो अच्छे मीटिंग मिनट्स के लिए ठीक यही चाहिए। मुफ्त, Starter और Pro बिना इन लेबल के एकल-वक्ता ट्रांसक्रिप्ट देते हैं, इसलिए कई प्रतिभागियों वाली मीटिंग के लिए Business प्लान स्वाभाविक रूप से सही है।

Dokitscript बनाम Teams का अपना ट्रांसक्रिप्ट

Teams का अपना ट्रांसक्रिप्शन तो है ही, फिर रिकॉर्डिंग को कहीं और क्यों अपलोड करें? कुछ ईमानदार वजहें,

अगर आपकी मीटिंग रिकॉर्ड हुई थी और आप MP4 तक पहुंच सकते हैं, तो आपके Microsoft लाइसेंस स्तर की परवाह किए बिना Dokitscript काम करता है। शुरुआत के लिए सभी प्लान और कीमतों की तुलना देखें, फिर रिकॉर्डिंग अपलोड करके अपना पहला ट्रांसक्रिप्ट बनाएं।

सामान्य प्रश्न

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