Dokitscriptقضى فريقك للتو ساعة كاملة في مكالمة Microsoft Teams. اتُّخذت قرارات، وُزِّعت المهام، طارت بعض الأرقام في الهواء. ثم ينتهي الاجتماع ويبقى كل ذلك حبيس تسجيل لن يعيد أحد مشاهدته. يشرح هذا الدليل أسرع طريقة لتحويل تسجيل اجتماع Teams إلى نص نظيف بطوابع زمنية، ثم إلى محضر اجتماع مرتّب مع ملخص في الأعلى. دون الحاجة إلى ترخيص Teams Premium، يعمل بأكثر من 90 لغة، وفي الخطة المناسبة يُسمّي حتى من قال ماذا.
لماذا تحتاج نصاً لاجتماع Teams
الاجتماعات هي المكان الذي تُتّخذ فيه القرارات فعلاً، لكن المُخرَج يكون دائماً تقريباً تسجيلاً يقبع في مجلد لا يُفتح. النص المكتوب يغيّر ذلك. يمكنك البحث في كل سطر بـ Ctrl+F للعثور على اللحظة التي التزم فيها أحدهم بموعد نهائي. يمكنك نسخ اقتباس حرفي إلى رسالة بريد بدل إعادة صياغته من الذاكرة. يمكنك توليد محضر اجتماع نظيف في ثوانٍ وإرساله لمن لم يستطع الحضور.
وهو يحميك أيضاً. حين يتذكر شخصان قراراً بطريقتين مختلفتين، يكون النص هو المرجع. للمقابلات ومكالمات العملاء واستكشاف المبيعات ومراجعات السبرنت والاجتماعات العامة، النسخة المكتوبة القابلة للبحث أثمن بكثير من فيديو لا يفتحه أحد مرتين.
حساب الوقت: يُفرّغ الإنسان المتمهّل نحو دقيقة صوت كل 4 إلى 5 دقائق. اجتماع Teams مدته 60 دقيقة يستغرق 4 إلى 5 ساعات يدوياً. أما المعالجة الآلية فتؤدي العمل نفسه في دقائق قليلة، بطوابع زمنية، ثم تلخّصه إلى محضر بنقرة إضافية واحدة.
الخطوة صفر: سجّل الاجتماع (واستأذن أولاً)
هذا هو الجزء الذي ينساه الناس. اجتماع Teams لا يملك رابط فيديو عاماً يمكنك لصقه في أي مكان. الطريقة الوحيدة لتفريغه لاحقاً هي امتلاك ملف تسجيل، ما يعني أن على أحدهم الضغط على زر التسجيل أثناء المكالمة. إن لم يسجّلها أحد فلن يكون هناك ما تعمل عليه بعد ذلك.
لذا قبل أن يبدأ المهم: افتح قائمة المزيد من الإجراءات (النقاط الثلاث) في أدوات مكالمة Teams واختر تسجيل ونسخ، ثم بدء التسجيل. سيلتقط Teams الجلسة كاملة في ملف MP4.
قاعدة واحدة قبل أن تضغط زر التسجيل: أخبر الجميع أولاً. يعرض Teams شريط تسجيل، لكن عليك مع ذلك قول الأمر بصوت مسموع واتباع قوانين الموافقة المحلية وسياسة شركتك. تسجيل الناس دون موافقتهم قد يكون غير قانوني في بعض المناطق. جملة سريعة مثل "سأسجّل هذا كي تكون لدينا ملاحظات، هل يوافق الجميع؟" في بداية المكالمة تحميك وهي حسن تصرّف لا أكثر.
أين يحفظ Teams التسجيل
عند انتهاء الاجتماع يحفظ Teams التسجيل تلقائياً. أما المكان فيعتمد على نوع الاجتماع:
- اجتماع عادي: يُحفظ ملف MP4 في OneDrive الخاص بمن بدأ التسجيل، عادة في مجلد "Recordings".
- اجتماع قناة: يذهب ملف MP4 إلى مكتبة مستندات SharePoint الخاصة بتلك القناة، فيصل إليه الفريق كله.
- في الحالتين: يظهر رابط التسجيل أيضاً في محادثة الاجتماع، وهي عادة أسرع مكان لالتقاطه.
افتح التسجيل من أسهل المواقع، ثم نزّل ملف MP4 إلى جهازك. هذا الملف المُنزَّل هو ما ستسلّمه إلى Dokitscript.
كيف تُفرّغ التسجيل خطوة بخطوة
نزّل ملف MP4 من Teams
اعثر على التسجيل في OneDrive أو SharePoint أو محادثة الاجتماع، ثم نزّله. صار لديك الآن ملف MP4 على جهازك. هذا هو الفرق الجوهري عن فيديو السوشيال ميديا: تستخدم الملف، لا الرابط.
للاجتماع الطويل، استخرج الصوت أولاً
تسجيل مدته ساعة قد يكون ملف فيديو ثقيلاً. وبما أن التفريغ يحتاج إلى الصوت فقط، فإن استخراج الصوت إلى MP3 يجعل الملف أصغر بكثير والرفع أسرع، دون أي فقدان في جودة النص. للاجتماعات القصيرة يمكنك تخطّي هذه الخطوة ورفع ملف MP4 مباشرة. اطّلع على دليل تفريغ البودكاست لمزيد عن التعامل مع الملفات الصوتية الطويلة.
افتح Dokitscript واضغط زر الرفع
اذهب إلى dokitscript.com/ar واستخدم زر الرفع، لا حقل الرابط. حقل الرابط مخصص لروابط فيديو السوشيال ميديا؛ أما تسجيل Teams فهو ملف، لذا يمرّ عبر الرفع. اختر ملف MP4 أو MP3.
اضبط اللغة واضغط تفريغ
إن كان الاجتماع بلغة غير العربية، اخترها أولاً من قائمة الإعدادات. ثم اضغط تفريغ. بعد دقائق قليلة تحصل على النص كاملاً مع طوابع زمنية. اختر الخطة التي تناسب مدة اجتماعك: مجاني يغطي 3 دقائق، Starter 8، Pro 25، Business 90.
حوّله إلى محضر، ثم صدّر
اضغط التلخيص لفقرة موجزة أو النقاط الرئيسية لقائمة نقطية بالقرارات والمهام. هذا هو محضر اجتماعك، مكتوباً نيابة عنك. استخدم Ctrl+F للعثور على أي لحظة، ثم صدّر TXT للنص العادي أو DOCX للتحرير أو SRT للترجمات. عند تسجيل الدخول، يُحفظ كل نص في صفحة السجل الخاصة بك.
التعامل مع الاجتماعات الطويلة وحجم الملف
معظم الاجتماعات الداخلية تستغرق بين 15 و60 دقيقة. أما ورش العمل وجلسات التدريب والاجتماعات العامة فتطول أكثر. إليك كيف توائم بين التسجيل والخطة:
أقل من 35 دقيقة
الاجتماع اليومي السريع أو مكالمة عميل قصيرة تناسب خطة Pro (14.99 USD شهرياً) التي تغطي مقاطع حتى 35 دقيقة وتمنح تفريغاً شهرياً غير محدود، وهو مفيد إن كنت تعالج عدة اجتماعات في الأسبوع. وللأقصر من ذلك قد تكفي خطة Starter (4.99 USD شهرياً) أو حتى الخطة المجانية (3 دقائق).
من 35 دقيقة إلى 5 ساعات
هذا هو النطاق المثالي للاجتماعات الحقيقية. تتعامل خطة Business (79.99 USD شهرياً) مع مقاطع حتى 5 ساعات وتفتح فصل المتحدثين، فتُفرَّغ ورشة عمل طويلة متعددة المشاركين أو مكالمة مجلس إدارة أو جلسة تدريب في مرّة واحدة مع تسمية كل شخص. لمعظم الفرق التي تعقد اجتماعات طويلة بأصوات عدة، هذه هي الخطة التي تجعل النص نافعاً حقاً.
أكثر من 5 ساعات أو ملفات ضخمة
للجلسة الماراثونية، استخرج الصوت إلى MP3 لتقليص الملف، ثم قسّمه إلى مقاطع بأي محرّر صوت وفرّغ كل جزء، ودمج النص في النهاية. يبدو الأمر متعباً، لكنه لورشة عمل مدتها 3 ساعات يظل أفضل من 12 ساعة كتابة أو أكثر كنت ستحتاجها بخلاف ذلك. خطوة MP3 وحدها تزيل معظم متاعب حجم الملف.
من قال ماذا: فصل المتحدثين
الهدف الكامل من ملاحظات الاجتماع هو معرفة من يملك أي مهمة. في خطة Business، يُسمّي فصل المتحدثين كل صوت تلقائياً:
[00:09] متحدث 2: أستطيع تجهيز صفحة الهبوط بحلول الخميس.
[00:14] متحدث 3: عندها أرسل الإعلان بمجرد أن تصبح حيّة.
يمكنك إعادة تسمية "متحدث 1" بالاسم الحقيقي مرة واحدة فتُطبَّق التسمية في كل موضع يتحدث فيه. هذا يحوّل جداراً مسطّحاً من النص إلى سجل واضح لمن التزم بأي مهمة، وهو بالضبط ما يحتاجه محضر الاجتماع الجيد. خطط مجاني وStarter وPro تُعيد نصاً بمتحدث واحد دون هذه التسميات، لذا فإن خطة Business هي الأنسب للاجتماعات متعددة المشاركين.
Dokitscript مقابل نص Teams المدمج
لدى Teams تفريغه الخاص، فلماذا ترفع التسجيل في مكان آخر؟ بضعة أسباب صريحة:
بلا جدار ترخيص
النص المدمج الأغنى يحتاج غالباً إلى Teams Premium أو ترخيص أعلى. أما Dokitscript فلا يحتاج إلا إلى ملف التسجيل. كل من يملك ملف MP4 يمكنه تفريغه.
أكثر من 90 لغة
النص المدمج يميل إلى الإنجليزية أولاً. يتعامل Dokitscript مع أكثر من 90 لغة، ويمكنه ترجمة النص كاملاً إلى لغة أخرى بنقرة واحدة.
تصدير نظيف
احصل على ملفات TXT وDOCX وSRT مرتّبة يمكنك تحريرها أو لصقها في مستند أو إدخالها إلى محرّر فيديو، بدل نص محبوس داخل عرض الاجتماع.
محضر وأكثر
نقرة واحدة تمنحك ملخصاً أو نقاطاً رئيسية أو حتى تدوينة من المكالمة. تحصل على محضر قابل للاستخدام، لا مجرد كومة نص خام لتقرأها.
إن كان اجتماعك مُسجَّلاً وتستطيع الوصول إلى ملف MP4، فإن Dokitscript يعمل بصرف النظر عن مستوى ترخيص Microsoft لديك. وللاطلاع على ما بعد التفريغ والاستفادة الكاملة، راجع كيف تختار الخطة والسعر المناسبين لحجم اجتماعاتك.
الأسئلة الشائعة
توقّف عن إعادة مشاهدة الاجتماعات للعثور على قرار واحد
فرّغ مرة، ابحث للأبد، واحصل على المحضر مكتوباً نيابة عنك. ابدأ بالخطة المجانية، دون بطاقة ائتمان.
ابدأ مجاناً ←ذات صلة: تفريغ Microsoft Teams · محضر الاجتماع إلى نص · دليل تفريغ البودكاست العربي · قارن الخطط والأسعار