Bir Microsoft Teams toplantısını yazıya çevirme

Ekibiniz Microsoft Teams üzerinde bir saatini bir görüşmeye harcadı. Kararlar alındı, sorumlular belirlendi, birkaç rakam havada uçuştu. Sonra toplantı bitiyor ve bütün bunlar kimsenin tekrar izlemeyeceği bir kaydın içinde kalıyor. Bu rehber, kaydedilmiş bir Teams toplantısını temiz, zaman damgalı bir metne, ardından üstüne bir AI özetiyle düzgün bir toplantı tutanağına çevirmenin en hızlı yolunu gösteriyor. Teams Premium lisansı gerekmiyor, 90'dan fazla dilde çalışıyor ve doğru planda kimin ne söylediğini bile etiketliyor.

Neden bir Teams transkripti istersiniz

Kararlar aslında toplantılarda alınır, ama çıktı neredeyse her zaman bir klasörde izlenmeden duran bir kayıttır. Bir metin transkripti bunu değiştirir. Birinin bir teslim tarihine söz verdiği tam anı bulmak için her satırı Ctrl+F ile arayabilirsiniz. Hafızanızdan yorumlamak yerine bir alıntıyı doğrudan bir e-postaya kopyalayabilirsiniz. Saniyeler içinde temiz bir toplantı tutanağı oluşturup katılamayanlara gönderebilirsiniz.

Sizi korur da. İki kişi bir kararı farklı hatırladığında, kayıt transkripttir. Röportajlar, müşteri görüşmeleri, satış keşif aramaları, sprint değerlendirmeleri ve tüm ekip toplantıları için aranabilir yazılı bir sürüm, kimsenin iki kez açmadığı bir videodan çok daha değerlidir.

Sıfırıncı adım: toplantıyı kaydedin (ve önce sorun)

İnsanların unuttuğu kısım burası. Bir Teams toplantısının herhangi bir yere yapıştırabileceğiniz herkese açık bir video bağlantısı yoktur. Onu sonradan yazıya çevirmenin tek yolu bir kayıt dosyasına sahip olmaktır; bu da görüşme sırasında birinin Kaydet'e tıklaması gerektiği anlamına gelir. Kimse kaydetmezse, sonrasında üzerinde çalışılacak hiçbir şey kalmaz.

Bu yüzden toplantı önemli olmadan önce: Teams görüşme kontrollerinde Diğer eylemler menüsünü (üç nokta) açın ve Kaydet ve yazıya çevir'i, ardından Kaydı başlat'ı seçin. Teams tüm oturumu MP4 olarak yakalar.

Kaydet'e basmadan önce tek bir kural: önce herkese söyleyin. Teams bir kayıt bandı gösterir, ama yine de bunu yüksek sesle söylemeli ve yerel onay yasalarınıza ve şirket politikanıza uymalısınız. İnsanları rızaları olmadan kaydetmek bazı bölgelerde yasa dışı olabilir. Görüşmenin başında atılan hızlı bir "Notlarımız olsun diye bunu kaydedeceğim, herkes için uygun mu?" cümlesi hem sizi korur hem de basit bir nezaket örneğidir.

Teams kaydı nereye kaydeder

Toplantı bittiğinde Teams kaydı otomatik olarak saklar. Nereye düştüğü toplantı türüne bağlıdır:

• Standart toplantı: MP4, kaydı başlatan kişinin OneDrive'ına, genellikle bir "Kayıtlar" (Recordings) klasörüne kaydedilir.
• Kanal toplantısı: MP4, o kanalın SharePoint belge kitaplığına gider, böylece tüm ekip ona erişebilir.
• Her durumda: kayda giden bir bağlantı toplantı sohbetine de düşer; bu normalde onu almak için en hızlı yerdir.

Kaydı en kolay olan yerden açın, sonra MP4 dosyasını bilgisayarınıza indirin. Dokitscript'e vereceğiniz şey, indirilen o dosyadır.

Kaydı adım adım yazıya çevirme

Uzun toplantılar ve dosya boyutu

Çoğu kurum içi toplantı 15 ila 60 dakika arasında sürer. Atölyeler, eğitim oturumları ve tüm ekip görüşmeleri daha uzun sürer. Kaydı bir planla eşleştirmenin yolu:

25 dakikanın altı

Bir günlük durum toplantısı, hızlı bir senkron veya kısa bir müşteri görüşmesi, 25 dakikaya kadar klipleri kapsayan ve aylık sınırsız transkripsiyon veren Pro planına (9,99 USD/ay) sığar; haftada birkaç toplantı işliyorsanız bu işinize yarar. Daha da kısaysa Starter (4,99 USD/ay) ya da hatta Ücretsiz plan (3 dakika) yeterli olabilir.

25 ila 90 dakika

Gerçek toplantılar için en ideal aralık burası. Business planı (49,99 USD/ay) 90 dakikaya kadar klipleri işler ve konuşmacı ayrımını açar; böylece uzun, çok katılımcılı bir atölye, yönetim kurulu görüşmesi veya eğitim oturumu, her kişi etiketlenmiş halde tek seferde yazıya çevrilir. Birden çok sesle uzun toplantılar yapan çoğu ekip için, transkripti gerçekten kullanışlı kılan plan budur.

90 dakikadan uzun veya çok büyük dosyalar

Maraton bir oturum için, dosyayı küçültmek üzere sesi MP3 olarak ayıklayın, sonra herhangi bir ses düzenleyiciyle bölümlere ayırın ve her parçayı yazıya çevirip metni sonunda birleştirin. Zahmetli gibi gelir, ama 3 saatlik bir atölye için bile, aksi halde gerekecek 12 saatten fazla yazı işinden yine de daha iyidir. Tek başına MP3 adımı, dosya boyutu sıkıntısının çoğunu ortadan kaldırır.

Kim ne söyledi: konuşmacı ayrımı

Toplantı notlarının bütün amacı, kimin neyden sorumlu olduğunu bilmektir. Business planda konuşmacı ayrımı her sesi otomatik olarak etiketler:

"Konuşmacı 1"i bir kez gerçek kişiyle adlandırırsınız ve etiket, o kişi her konuştuğunda her yere uygulanır. Bu, düz bir metin yığınını, hangi eylem maddesine kimin söz verdiğinin net bir kaydına dönüştürür; iyi bir toplantı tutanağının tam da ihtiyaç duyduğu şey budur. Ücretsiz, Starter ve Pro bu etiketler olmadan tek konuşmacılı bir transkript döndürür, bu yüzden çok katılımcılı toplantılar için Business planı doğal seçimdir.

Dokitscript ve yerleşik Teams transkripti

Teams'in kendi transkripsiyonu da var, peki kaydı neden başka bir yere yükleyesiniz? Birkaç dürüst neden:

Toplantınız kaydedildiyse ve MP4'e ulaşabiliyorsanız, Microsoft lisans katmanınız ne olursa olsun Dokitscript çalışır. Aynı yaklaşım başka platformlar için de geçerlidir; görüşmeleriniz başka yerde gerçekleşiyorsa, planları ve hangi senaryonun hangi plana sığdığını fiyatlandırma sayfasında tek bakışta görebilirsiniz.

Sık sorulan sorular

Ayrıca bakın: Microsoft Teams transkripsiyonu · AI ile toplantı tutanağı oluşturucu · Bir ses dosyasını yazıya çevirme · Planları ve fiyatları karşılaştır